会議はまず初めに、12月23日に下甑村長に就任され、新委員となった町弘道下甑村長および、12月10日下甑村議会の構成替えで新委員となったになった中川三継議長、並びに宮和勇副議長に会長から委嘱状が交付されました。

　協議に入り、川西薩地区任意合併協議会の平成14年度事業、平成14年度決算見込み及び法定合併協議会設置に係る議決状況が事務局から報告され、
  事務事業の現況調査については、10市町村で９専門部会、45分科会を設置し、通称4,000項目と言われる行政サービス・事務事業を分類し、各市町村職員総出で、現況の入力作業および、一元化作業のための調整個表（比較表）の作成を行ったこと。また、これを紙で印刷すると、Ａ３サイズで２万ページとなること。
  電算・情報システム現況調査を実施したこと。

  新市まちづくり計画に関する住民アンケート調査およびこれに関連するコミュニティ調査関連を実施したこと。

  新市の将来構想に対する提言の募集を行い12月20日現在、住民から８件、行政職員から408件、住民アンケートの中でも590件寄せられたこと。

  まちづくりの政策展開についての現状と課題や合併後のあり方についての議論を行う「新市まちづくり事業チーム」、関係市町村の財政状況の現況分析を行う「財政計画チーム」、自治組織、小学校区単位の自治のあり方について現状と課題の議論を行う「コミュニティ政策チーム」、関係市町村の組織機構の現状分析等を行う「組織機構チーム」の４つの調査研究プロジェクトチームの活動状況の報告がありました。

　関係市町村からそれぞれ推薦された川西薩地区法定合併協議会委員の学識経験を有する者の名簿および川西薩地区法定合併協議会まちづくりフォーラム委員の名簿についても協議されました。

　最後に、川西薩地区任意合併協議会の解散についての議案が承認され、川西薩地区任意合併協議会の全ての協議が終了し、１２月２５日をもって正式に解散することになりました。